Serienbriefe
Serienbriefe sind serielle Briefe und werden mit persönlicher Anrede verschickt.
Serienbriefe können persönliche Anschreiben, aber auch Werbeschreiben sein.
Sie können per Postweg und auch per Email an den Kunden geschickt werden.
Ein Beispiel für einen Serienbrief wäre z.B. eine formelle Firmenänderung.
Achten Sie bitte darauf, dass Sie nicht unendliche Stückzahlen von Serienbriefen verschicken dürfen, die Provider lassen dies meist nur eingeschränkt am Tag (so und soviel Versendungen, max. Anzahl) zu.
Serienbriefe sind möglich aus
- der Kontaktliste
- der Geburtstagsliste
- der Liste Ansprechpartner sowie
- im Customer Relation Management = CRM (Kundenakquise & -management)
Dort finden Sie in der Liste diesen Button wieder:
Wenn Sie darauf klicken, kommt folgende Meldung:
Mit Bestätigen der Meldung befinden Sie sich wieder im jeweiligen Listenformular, nehmen Sie nun die Markierungen der Zeilen vor, für welche ein Serienbrief erstellt werden soll:
Dafür setzen Sie bitte vorab über re-Maus-Menü die MEHRFACHAUSWAHL ein, danach lassen sich Zeilen / Datensätze...
... einzeln per Hand markieren: per li-Mausklick die einzelnen Datensätze anklicken (nur möglich, wenn Mehrfachauswahl über re-Maus-Menü eingerichtet ist).
... über Filter oder Selektierung wählen: Nehmen Sie jetzt eine Selektierung der Liste vor (über re-Maus-Menü) oder wählen Sie alle Datensätze für den Serienbrief > Filtern und sortieren
Hinweis: Auch ein per Email versandter Serienbrief wird wie ein Newsletter behandelt. Die markierten Kontakte werden wie markiert, der Reihe nach angeschrieben. Manche Provider lehnen aber diesen Vielfachversand ab und so kommt es schon mal vor, dass die Emaladresse, mit der Sie die Emails verschicken, dann gesperrt wird, wenn zuviele Emails auf einmal verschickt werden.
Wir empfehlen daher, peu-á-peu zu versenden, mit einer gewissen Anzahl (z.B. max. 50) und immer einer Pause dazwischen. So wertet eine Maschine das nicht auf einmal. |
Nachdem Sie die Datensätze gewählt oder gefiltert haben, klicken Sie jetzt den Button Serienbrief an:
Es öffnet sich nun das Formular "Serienbriefe":
Links sehen Sie beschrieben schon vorhandene Serienbriefvorlagen (lt. Bild Musterserienbrief01)
Über den Button NEU lässt sich ein neuer zu erstellender Serienbrieftext hinzufügen:
... und dafür ein Name vergeben (intern):
Nach Bestätigung mit OK wird die neue Textvorlage in Cadia übernommen:
1. Wählen Sie oben die Schriftart für alle Texte aus:
2. Danach beginnen Sie Ihre Serienbriefvorlage zu erstellen, indem Sie
a) einen Betreff angeben
b) einen Text (mit einer Leerzeile davor und danach)
c) und einen Gruß eintragen. Der Gruss wird, wenn vorhanden, aus den Programmoptionen/Geschäftsbogen übernommen.
Wenn Sie fertig sind, speichern Sie die Serienbriefvorlage über das Häkchen
TEST:
Prüfen Sie nun, ob Ihr Serienbrief so aussieht, wie Sie es sich wünschen, anhand Ihres eigenen Kontakt (Sie haben Ihre eigenen Kontaktdaten in der Cadia als Adresse in der Kontaktverwaltung mit Emailadresse erfasst):
Diese Datenzeile wählen Sie aus und klicken Sie anschließend auf Serienbrief.
Und jetzt noch eine Art des Versandes wählen (s.u.) und darüber prüfen, ob alles wie gewünscht aufbereitet wurde. |
Damit nun aus Ihrer Serienbriefvorlage ein Seriendruck wird, wählen Sie zwischen
* Andruck auf Briefpapier (1) oder
* Weitergabe per Email (2)
1) a b c d f 2
1) Drucken:
1a... Drucklayout wählen und
1d.... Serienbrief drucken
Eine vorherige Anpassung ist über b) möglich oder Vorschau (c) bzw. Aufbereitung des Serienbriefes als PDF (f) möglich.
Wir empfehlen die Vorschau, dort können Sie noch selektiv auf den Druck eingreifen (drucken von Seite x - y).
Wenn Sie nun den Druck starten, wird für die zuvor gewählten Adressen (Übersicht siehe Reiter Adressen) der Serienbrief generiert.
Ist der Druck abgeschlossen, lässt sich dieses Mailings (Adressen über Reiter Mailings sichtbar) bei den Kontakten speichern. Klicken Sie dafür auf den Button 
.
.Dieses Mailing ist dann auch jeweils in der Kontaktverwaltung für Sie sichtbar.
2) per Email versenden
Haben Sie Ihren Serienbrief aufbereitet und möchten diesen jetzt per Email versenden, klicken Sie den Button (2).
Dann werden die Briefe einzeln über den internen Emailclient verschickt.
Kann eine Email aufgrund fehlerhafter Emailadresse nicht verschickt werden, erhalten Sie die Meldung
... dass die Emailadresse nicht stimmt und
... dass die Email daher nicht verschickt werden kann.
Bestätigen Sie bitte jede Fehlermeldung, die Email bleibt trotzdem am Bildschirm erhalten zur späteren Prüfung.
Der Mailversand geht dann direkt weiter.
Notieren Sie sich dann diese fehlerhaften Emailadressen. Ggfls. prüfen Sie diese oder kontaktieren deswegen Ihren Kontakt.
Emails kommen zurück ...
Wenn Emails aus einem Serienbrief (per Email verschickt) zurückkommen, dann war diese meist nicht zustellbar. Aber genaues sagt der Reminder aus.
Kontaktieren Sie dann Ihren Kontakt deswegen.
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Zusatzinfo:
Möchten Sie an umsatz- oder auftragsstarke Kunden einen Serienbrief (z.b. zu Weihnachten) absenden, nutzen Sie die dafür nötigen Felder in der Kontaktliste (Auftragswerte, Umsätze).